وقتی صحبت از فایلهای کاری، مدارک شخصی یا پروژه‌های مهم می‌شود، امنیت آن‌ها اهمیت زیادی پیدا می‌کند. شاید برایت پیش آمده باشد که بخواهی فایل Word یا PDF را فقط با افراد خاصی به اشتراک بگذاری یا نگران دسترسی دیگران به محتوای آن باشی. خوشبختانه، روش‌هایی ساده و مؤثر برای رمزگذاری این نوع فایل‌ها وجود […]
وقتی صحبت از فایلهای کاری، مدارک شخصی یا پروژه‌های مهم می‌شود، امنیت آن‌ها اهمیت زیادی پیدا می‌کند. شاید برایت پیش آمده باشد که بخواهی فایل Word یا PDF را فقط با افراد خاصی به اشتراک بگذاری یا نگران دسترسی دیگران به محتوای آن باشی. خوشبختانه، روش‌هایی ساده و مؤثر برای رمزگذاری این نوع فایل‌ها وجود دارد که بدون نیاز به نرم‌افزارهای پیچیده قابل اجرا هستند.
در این مطلب، به‌صورت کامل و مرحله‌به‌مرحله یاد می‌گیری که چطور روی فایلهای Word و PDF رمز بگذاری، چه ابزارهایی برای این کار مناسب هستند، و چه نکاتی را باید قبل و بعد از رمزگذاری در نظر بگیری تا خیالت از بابت امنیت فایل‌ها راحت باشد.
رمزگذاری فایلهای آفیس مثل Word یا PDF فقط مخصوص کاربران حرفه‌ای یا شرکت‌های بزرگ نیست؛ هر کسی که با اطلاعات شخصی، مالی یا کاری سروکار دارد، باید به فکر محافظت از فایل‌هایش باشد. وقتی یک فایل بدون رمز ذخیره می‌شود، هر کسی که به آن دسترسی پیدا کند می‌تواند محتوا را بخواند، کپی کند یا حتی تغییر دهد. این موضوع می‌تواند خطرات جدی مثل سوءاستفاده از اطلاعات، نشت داده یا حتی از دست رفتن اعتبار کاری را به‌دنبال داشته باشد.
با رمزگذاری، یک لایه امنیتی روی فایل قرار می‌دهی که فقط افرادی که رمز عبور را دارند، می‌توانند به آن دسترسی پیدا کنند. این کار ساده اما مؤثر، راه‌حلی مناسب برای حفظ حریم خصوصی، محافظت از اطلاعات مهم و جلوگیری از دسترسی‌های غیرمجاز است. به‌خصوص اگر فایل‌ها را از طریق ایمیل یا فضای ابری به اشتراک می‌گذاری، رمزگذاری یک ضرورت است نه انتخاب.
اگر فایل Word حاوی اطلاعات حساسی مثل قرارداد، اطلاعات مالی یا محتوای شخصی باشد، رمزگذاری آن یکی از بهترین راه‌ها برای حفظ امنیت است. خوشبختانه، مایکروسافت ورد این امکان را فراهم کرده تا بدون نیاز به نصب نرم‌افزار اضافی، روی فایلهای خود رمز عبور بگذارید.
در ادامه، مراحل رمزگذاری فایل Word را به‌صورت گام‌به‌گام آموزش می‌دهیم تا بتوانید در کمتر از یک دقیقه از فایلهای مهم‌تان محافظت کنید:
فایل Word مورد نظر را باز کنید.
از منوی بالا روی File (فایل) کلیک کنید.
گزینه Info (اطلاعات) را انتخاب کنید.
روی Protect Document (محافظت از سند) کلیک کرده و سپس Encrypt with Password (رمزگذاری با گذرواژه) را بزنید.
یک رمز عبور دلخواه وارد کرده و روی OK کلیک کنید.
دوباره رمز را برای تأیید وارد کنید.
از این به بعد، هر بار که کسی بخواهد فایل را باز کند، باید رمز عبور را وارد کند. فراموش نکنید که رمز انتخابی‌تان را در جای امنی نگه دارید، چون در صورت فراموشی، بازیابی آن ممکن نیست.
اگر قصد داری یک فایل PDF حاوی اطلاعات شخصی، مالی یا کاری را با دیگران به اشتراک بگذاری، بهتر است قبل از آن روی فایل رمز بگذاری. با رمزگذاری فایل PDF، فقط افرادی که رمز عبور را دارند می‌توانند محتوای آن را باز و مشاهده کنند؛ این یک راه ساده اما بسیار مؤثر برای جلوگیری از دسترسی غیرمجاز به اطلاعات است.
برای رمزگذاری فایل PDF، چند روش کاربردی وجود دارد:
فایل PDF را با Adobe Acrobat Pro باز کن.
از منوی بالا به بخش File > Protect Using Password برو.
گزینه “View” یا “Edit” را انتخاب کن (بسته به اینکه فقط خواندن یا ویرایش هم محدود بشه).
یک رمز عبور قوی وارد کن و روی Apply کلیک کن.
اگر Adobe Acrobat نداری، می‌تونی از سایت‌های معتبری مثل Smallpdf یا iLovePDF استفاده کنی:
وارد سایت مورد نظر شو.
فایل PDF رو آپلود کن.
رمز عبور دلخواهت رو وارد کن.
فایل رمزگذاری‌شده رو دانلود کن.
فقط یادت باشه که رمز رو در جای امنی ذخیره کنی چون اگر فراموش بشه، بازیابی اون بسیار دشوار یا غیرممکنه.
اگر به‌دنبال راهی ساده و بدون هزینه برای محافظت از فایلهای Word، Excel یا PDF هستی، خبر خوب اینه که ابزارهای رایگان و قدرتمندی وجود دارند که بدون نیاز به نصب نرم‌افزارهای سنگین، بهت کمک می‌کنن تا روی فایل‌هات رمز بگذاری. این ابزارها مخصوصاً برای کسانی کاربردی هستن که می‌خوان امنیت اطلاعاتشون رو حفظ کنن ولی نمی‌خوان سراغ نرم‌افزارهای پولی مثل Adobe Acrobat یا نسخه‌های حرفه‌ای آفیس برن.
در ادامه چند مورد از بهترین ابزارهای رایگان قفل‌گذاری فایلهای آفیس رو معرفی می‌کنیم:
یک ابزار آنلاین و رایگان برای رمزگذاری فایلهای PDF. رابط کاربری ساده و سرعت بالا از مزایای این سرویسه.
این سایت علاوه‌بر رمزگذاری PDF، امکانات دیگه‌ای مثل فشرده‌سازی و تبدیل فرمت هم ارائه می‌ده. استفاده ازش آسونه و نیازی به ثبت‌نام نداره.
اگر دنبال یک نرم‌افزار رایگان و جایگزین مایکروسافت آفیس هستی، LibreOffice گزینه خوبیه. با اون می‌تونی روی فایلهای Word یا Excel رمز بذاری.
ابزار آنلاین آلمانی که امکانات کاملی برای کار با فایلهای PDF داره، از جمله رمزگذاری و قفل‌گذاری.
نسخه رایگان این نرم‌افزار آفیس، قابلیت رمزگذاری فایل‌ها رو ارائه می‌ده و برای ویندوز، اندروید و iOS در دسترسه.
با استفاده از این ابزارها، می‌تونی به‌سادگی امنیت فایل‌هات رو بالا ببری، بدون اینکه هزینه‌ای پرداخت کنی یا دانش فنی خاصی نیاز داشته باشی.
قبل از اینکه روی فایلهای آفیس مثل Word یا PDF رمز بگذاری، بهتره چند نکته مهم رو بدونی تا بعداً دچار دردسر نشی. رمزگذاری می‌تونه از اطلاعاتت محافظت کنه، اما اگه بدون آگاهی انجامش بدی، ممکنه باعث قفل شدن همیشگی فایل یا از دست دادن اطلاعات بشه!
در ادامه، چند نکته کلیدی رو بخون که بهتره حتماً قبل از رمزگذاری فایل‌هات در نظر بگیری:
از ترکیب حروف بزرگ و کوچک، اعداد و نمادها استفاده کن، اما حواست باشه که رمز رو فراموش نکنی. چون در بیشتر موارد، بازیابی رمز عبور ممکن نیست.
اگر فایل خیلی مهمه، بهتره یک نسخه کپی‌شده بدون رمز رو در یک جای امن نگه‌داری کنی تا در صورت بروز مشکل، به اطلاعات دسترسی داشته باشی.
از نوشتن رمز روی کاغذهای پراکنده یا جاهایی که ممکنه گم بشن خودداری کن. از ابزارهای مدیریت رمز عبور مثل Bitwarden یا Keepass هم می‌تونی استفاده کنی.
رمز گذاشتن روی چند لایه (مثلاً هم فایل Word، هم فایل Zip) ممکنه امنیت رو بالا ببره، اما گاهی باعث سخت‌تر شدن دسترسی حتی برای خودت می‌شه.
قبل از ارسال یا آرشیو فایل، حتماً امتحان کن که با رمز عبور وارد می‌شه و مشکلی در باز شدن یا نمایش محتوا وجود نداره.
با رعایت این نکات ساده، می‌تونی با خیال راحت فایل‌هات رو قفل کنی و از امنیت اون‌ها مطمئن باشی.
با گسترش استفاده از گوشی‌های هوشمند، خیلی از ما فایلهای Word، PDF یا Excel رو مستقیماً روی موبایل ایجاد یا ویرایش می‌کنیم. اما آیا می‌دونستی می‌تونی همین فایل‌ها رو روی گوشی هم رمزگذاری کنی؟ چه از گوشی اندرویدی استفاده کنی و چه آیفون، روش‌هایی وجود داره که بهت کمک می‌کنه از فایل‌هات محافظت کنی و فقط افراد مجاز به اون‌ها دسترسی داشته باشن.
اگر از اپلیکیشن Microsoft Word یا Excel استفاده می‌کنی:
فایل رو باز کن.
روی آیکون سه‌نقطه یا منوی بالا کلیک کن.
گزینه Set Password یا «رمزگذاری» رو انتخاب کن (ممکنه فقط در نسخه‌های خاص قابل‌دسترس باشه).
رمز عبور رو وارد کن و فایل رو ذخیره کن.
ابزار جایگزین:
اپلیکیشن‌هایی مثل WPS Office این امکان رو در نسخه رایگانشون هم دارن که بتونی به راحتی روی فایل رمز بذاری.
اگر از اپ Microsoft Word برای iOS استفاده می‌کنی:
فایل رو باز کن.
از منو گزینه Protect Document یا «محافظت از سند» رو انتخاب کن.
رمز دلخواهت رو تنظیم کن.
ابزار جایگزین:
می‌تونی از برنامه‌هایی مثل Documents by Readdle برای قفل‌گذاری فایل‌ها استفاده کنی. این برنامه حتی امکان رمزگذاری کل اپلیکیشن رو هم داره.
نکته مهم:
همیشه مطمئن شو که اپلیکیشنی که استفاده می‌کنی به‌روز باشه تا تمام قابلیت‌های امنیتی در دسترست باشه. همچنین بعد از رمزگذاری، یه بار فایل رو باز کن و مطمئن شو رمز درست کار می‌کنه.
گاهی پیش میاد که رمز فایلی که قبلاً گذاشتی رو بخوای تغییر بدی یا کلاً حذفش کنی؛ شاید رمز رو با دیگران به اشتراک گذاشتی و حالا نگران امنیتش هستی، یا فقط می‌خوای فایل رو بدون رمز ذخیره کنی. خوشبختانه، حذف یا تغییر رمز در فایلهای آفیس (مثل Word یا Excel) کار سختی نیست، فقط کافیه بدونی از کجا اقدام کنی.
فایل رو باز کن و رمز فعلی رو وارد کن تا فایل باز بشه.
به منوی File (فایل) برو و گزینه Info (اطلاعات) رو انتخاب کن.
روی گزینه Protect Document (محافظت از سند) کلیک کن.
حالا گزینه Encrypt with Password (رمزگذاری با گذرواژه) رو بزن.
در پنجره باز شده:
برای حذف رمز: کادر رمز عبور رو خالی بذار و OK رو بزن.
برای تغییر رمز: رمز جدید رو وارد کن و OK رو بزن.
این مراحل برای Excel هم مشابه هست و فقط اسم گزینه‌ها ممکنه کمی فرق داشته باشه.
اگر با Adobe Acrobat Pro کار می‌کنی:
فایل PDF رو باز کن.
به بخش File > Properties > Security برو.
از منوی کشویی، گزینه No Security رو انتخاب کن.
رمز فعلی رو وارد کن تا تنظیمات ذخیره بشن.
فایل رو مجدد ذخیره کن.
با ابزارهای آنلاین مثل iLovePDF یا Smallpdf هم می‌تونی رمز فایل PDF رو حذف کنی، البته به شرطی که رمز رو بدونی.
نکته مهم: برای حذف یا تغییر رمز، حتماً باید رمز فعلی رو بدونی. بدون داشتن رمز قبلی، امکان حذف یا تغییر وجود نداره.
ساناسیستم پارس نمایندهی رسمی سطح طلایی محصولات امنیتی کسپرسکی، بیش از 15 سال در حوزه امنیت در سراسر کشور فعالیت کرده است. هدف ما حفظ امنیت اطلاعات شما از طریق ارائه انواع محصولات تخصصی و اورجینال و همراهی و پشتیبانی شما در این مسیر است.
کلیه حقوق مادی و معنوی این سایت محفوظ و متعلق به شرکت سانا سیستم پارس است و هر گونه کپی برداری از آن پیگرد قانونی دارد.
طراحی و توسعه : سانا سیستم پارس
